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NotionでPDFなどのドキュメントを管理する

2021-04-28

NotionとGoogle Driveを使ったドキュメント管理

NotionとGoogle Driveを使いドキュメント管理を行うことにしました。ここでいうドキュメントとはPDFなどのファイルの事です Google Driveにドキュメントを保存し、NotionではGoogleDriveに保存されたドキュメントのURL、ドキュメントの分類、マニュアルであれば商品に品番、メーカーなどを保存しています。

なぜNotionにまとめないのか

Notionにドキュメントをアップロードし保存して、一つにまとめないのかという疑問点を抱く方もいるかもしれません。以下の理由からGoogleDriveも使うことにしています。

  • GoogleDriveを使える人が多く、Notionを使える人がすくない。
  • ドキュメントの共有はGoogleDriveのほうがしやすい
  • Notionに保存したデータを移行しにくい

Notionを使える人がすくない

Notionを知らない人が使うことがあるので、Notionにドキュメントをすべて保存してしまうとNotionに慣れてない人が目的のドキュメントを探せないという問題があります。 GoogleDriveのファイルURLをNotionで管理することでGoogleDriveからでも、Notionからでもドキュメントにアクセスできるようにしています。

ドキュメントの共有はGoogleDriveのほうがしやすい

Notionでドキュメント毎に共有をすることができませんが、GoogleDriveではフォルダ毎、ドキュメントごとに共有することが可能です。細かなにアクセスを制御できるのでこのようにしています。

Notionに保存したデータを移行しにくい

Notionにはエクスポート機能でワークスペースをzipファイルとしてエクスポートできますが、ワークスペース内のドキュメントだけを一括でエクスポートする機能がありません。なのでNotionから別のサービスに移行したい場合、ファイルを一つ一つ保存する必要があります。なので移行しやすいGoogleDriveに保存しています。

感想

NotionのAPIが公開されてGoogleDriveに保存したファイルのURLをNotionに保存するのを自動化できたらいいなー


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